Yönetim danışmanlığı nasıl etkin kullanılır?

Önceki yazılarımızda kısaca ülkemizde yönetim danışmanlığının önemine değinmiştik. Beklenen faydanın maksimizasyonu açısından yönetim danışmanları ile çalışmak ve yönetim danışmanlarını çalıştırmak için farklı yetkinlikler ve gereksinimler bulunuyor.

Yönetim danışmanlığını şirketlerde veya kâr amacı güden / gütmeyen organizasyonlarda çoğu zaman yönetim kademeleri isteyerek veya mecbur kalarak tercih edebilir. Finansal, organizasyonel yapılandırma, strateji ya da uygulama boyutlarında farklı şekillerde kullanımı söz konusu olabilmekte. Kamuda ve devlet projelerinde kullanımı da sıkça görülebilir. Örneğin, dünyanın önde gelen yönetim ve bilişim danışmanlığı şirketleri Arap Yarımadasında kamu dahil birçok projede yer alır. Son günlerde ekonomi alanında yönetim danışmanlığı konusu ülkemizde de gündeme geldi. Etkin ve beklenen sonuçlar yaratması açısından operasyonel kullanımına dair konuyu geçmiş yönetim danışmanlığı deneyimlerimizden faydalanarak konuya uzak olanlara kısaca aktarmak istedik.

Danışmanlık nedir,  ne değildir?

Öncelikle yönetim danışmanları niye gereklidir? Know-how transferi, organizasyon içindeki anlaşmazlıklara yönelik tarafsız bir hakem katkısı, konu uzmanlığı, hızlı ve çabuk çıktı üretimi, hızlı kazanım elde etme, finansal (vergi) avantaj, outsourcing (dışarıya iş yaptırma) ile norm kadro sorunlarını aşma, şirket içinde kuşak ve aile çatışmalarının aşılması, organizasyonun büyüklüğünün durumu zorunlu kılması, rekabet, aciliyet, organizasyonel veya kültürel değişim ihtiyacı, işletme körlüklerinin aşılması, birleşme veya satın almaya (veya sonrası) hazırlık, teknolojik gelişimler, kurumsal iletişim gibi farklı birçok nedenden veya bunların kombinasyonlarından dolayı işletmelerce/yönetimlerce tercih edilebilir.

Yönetim danışmanlığını; vergi danışmanlığı, denetim, yatırım danışmanlığı, koçluk, mentörlük, mali müşavirlik, kurumsal eğitmenlik, yönetim kurulu bağımsız üyeliği gibi kavram ve mesleklerle karıştırmamak gerekir. Kurumsal eğitmenlerin ya da koçların kendini danışman olarak tanımlıyor olması bu hususta etkin ve yetkin olabilecekleri anlamına gelmez çoğu zaman. Yönetim danışmanlığı, evet bilgi ve tecrübe gerektirir ancak stratejik bakış açısı dışında, sunum (Powerpoint ve Office) ve ifade becerisi, yazım kuralları ve imla, araştırma yapma ve ampirik çalışma yetkinliği, ekip çalışmasının yanısıra bireysel ve grup proje planı ve takvimine uyum, proje yönetimi (PMP) yetkinliği, bütçe ve risk yönetimi, mevzuat ve sektör bilgisi gibi birçok konunun genelde (aynı) yönetim danışmanında buluşmasını bekler.

Yönetim danışmanlığı (istisnai durumlar hariç) şirketlerde ve yönetimde söz hakkına sahip değildir. Bilgi ve deneyimlerinin yanında sektör, ekonomi, veri tabanı vb. analizler ile şirkete dair en uygun alternatifleri veya çözüm önerilerini sunar ve günün sonunda nihai karar, icra dolayısı ile yetki ve sorumluluk yönetime yani şirkete aittir. Genelde yönetim danışmanlığı projelerinde ana olarak üç aşama bulunur.

Mevcut durum analizi, hedef durum tanımı, yol haritası ve alınacak inisiyatifler. Kick-off sunumu ile projeye start verilerek hedeflenen sürede ve bütçede projenin tamamlanması hedeflenir. Genelde yine paydaşlar (stakeholder / şirketteki ilgili taraflar – bölüm, yetkili, vb.) ile el sıkışılarak proje planı ve takvimi oluşturulur. Projeden beklenen fayda ise çıktılarda (uzlaşılan dokümantasyon, veri seti, vb.) yer alır. Advisory (tavsiye vermek) denilen sözel yönetim danışmanlığı ise çıktı beklenen yönetim danışmanlığı projelerinden biraz daha farklıdır. Advisory genelde şirket ortağına veya üst yönetime takıldığı veya merak ettiği konularda asistans hizmetidir. Yönetim danışmanlığı soyut kavramların somutlaşmasına yönelik bir hizmet olduğu için katma değerini proje çıktılarında göstermek zorundadır.

 

Danışmanlık nasıl kullanılır ve yönetilir?

Yönetim danışmanlığı kullanımını üç aşamada değerlendirmek gerekir. Hizmet alımı öncesi, danışmanlık aşaması ve proje kapanış sonrası çıktıların kullanımı.

Hizmet alımı öncesinde şirketin danışmanlığa niye ihtiyaç duyduğunu, danışmanlık sonrası beklenen faydaların somut ve rakamsal çıktılarını belirlenmesi sürecin doğru başlangıcı için en önemli adımdır. Danışmanı çalıştırmak ve danışmanla çalışmak uzmanlık gerektirir. Bu nedenle şirkette danışmanlarla çalışacak proje ekip üyelerinin ve proje paydaşlarının belirlenmesi önemlidir. Sonra en önemli aşamaya gelinir; doğru danışmanlık firmasının ve danışmanların seçimi. Danışmanlık firmasının repütasyonundan çok danışmanlık alınacak alanda uzmanlığı, referanslarının varlığı ön planda gelmelidir. Sonra ‘request for proposal’ ile teklifler toplanır. Tekliflerin alınması öncesinde brief ve toplantılarla beklenen iş ve faydaların somut olarak danışmanlık firmasına anlatılması gerekir. Doğal olarak fiyat da seçimde önemli bir kriterdir. Ancak proje metodolojisi, adımları, süre, proje ekibi en az fiyat (proje bütçesi) kadar önemlidir. Proje ekibindeki danışmanların CV’leri ve deneyimleri mutlaka incelenmelidir. İyi derecede İngilizce bilmek iyi derecede iş bilmek anlamına gelmez çoğu zaman. Keza kamu projelerinde proje ekibinin farklı inceleme süreçlerinden geçeceği aşikardır. Buradan hareketle ticari sır veya devlet sırrı niteliğindeki bilgilerin nasıl yönetileceği en önemli sorulardan birisidir. Sözleşmeler veya kanun maddeleri kadar ‘data room’ ve diğer güvenlik önlemleri dikkate alınmalıdır. Örneğin müşteri segmentasyonu yapılacak bir şirkette SPSS programı ve bilgisayarlar danışmanlığı alan şirketin sağlayacağı bir teknik altyapıda şirket lokasyonunda danışmanlarca kullanıldığında ve verilerin dışarı çıkması teknolojik ve fiziki olarak engellendiğinde güçlü bir kontrol mekanizması sağlanmış olacaktır.

Proje aşamasına geçildiğinde ise ‘kick-off’ yani başlangıç sunumu sonrası verilerin, dokümantasyonun toplanmasına ve mevcut durum analizine başlanır. Projenin büyüklüğüne göre bir proje ofisi süreçlerin ve farklı ekiplerin doğru yönetilmesi adına faydalıdır. Aynı zamanda proje bütçesi, takvimi, ‘risk mitigation’ gibi risklerin önden görülmesine katkı sağlar. Haftalık veya periyodik toplantılarla gidişat düzenli takip edilmelidir. ‘Issue’ yani bulgular ve ‘bottleneck yani darboğazlar bu toplantılarda değerlendirilmeli. Projede yer alan danışmanların yetersiz kaldığı hususlarda ‘konu uzmanları’ (subject matter expert) kullanımı mutlaka değerlendirilmelidir. Ancak man/day’leri (adam/gün ücretleri) yüksek olan konu uzmanlarının ‘wikipedia’ tanımları ile donanımlı olmadığından emin olunmalıdır. Proje aşamasında beklenen fayda ve çıktılara yönelik çalışmaların danışmanlarca üretildiği de kontrol edilmelidir. Paydaşlarla düzenli toplantılar bunun bir parçasıdır. Proje kapanış sunumu sonrası tüm çıktılar, veriler, dokümantasyon uzlaşıldığı şekilde şirkete teslim edilir ve danışmanlar şirketten çekilir.

Proje kapanışından sonra danışmanların verdiği çıktıların (deliverables) ve şirket yönetiminin uygulama kararı aldığı inisiyatif ve yol haritasının doğru ve zamanında uygulanması için şirket içindeki program ofisi veya ilgili paydaşlar düzenli toplantı yapmaya devam eder. Bazı durumlarda uygulama desteği ilgili danışmanlık firmasından da alınabilir. Danışmanlık projelerinde en önemli kazanımlardan birisi de kurumsal hafızanın oluşmasına yönelik dokümantasyon ve verinin oluşmasıdır.