Uluslararası fuar organizasyonları, işletmelerin, dünya pazarlarına açılmasında çok önemli bir rol oynuyor. İyi etüt edilmiş, potansiyeli yüksek pazarlarda gerçekleştirilen başarılı fuar organizasyonları sonucunda elde edilen verim, doğal olarak ülke ihracatının artışında da büyük bir etkendir. Sanal ortamlardaki gelişmelere rağmen fuarlar satış ve pazarlamanın dinamik unsurlarından biri olarak gelişmeye devam ediyor
İyi bir fuarın, katılımcı şirketler ile alıcıları buluşturan bir platform niteliği taşıması gerekiyor. Bunun yanı sıra fuarlar, normal zamanlarda bulunması zor ve hiç hesapta olmayan birçok alıcının belirlenmesini de sağlayabiliyor.
Fuara katılmadan önce detaylı bir ön hazırlık yapması gerekiyor.
Birçok Avrupa ülkesine oranla profesyonel anlamda kısa bir geçmişe sahip olmasına rağmen, Türkiye’de de yurtiçi ve yurtdışı organizasyonları önemli fırsatlar yaratıyor. Birçok şirket bu organizasyonları uluslararası pazarlara açılan kapı olarak değerlendiriyor. Bununla birlikte, bu fuarlara katılmak isteyen işletmelerin organizasyonlarından en verimli sonucu alabilmesi için bazı ön hazırlıklar yapması gerekiyor. Zira, zaten kısıtlı bir bütçeye sahip olan bu küçük işletmelerin kaynaklarını en verimli haliyle değerlendirmesi çok önemli bir unsur.
Uzmanlar, fuar katılımcısı olan şirketlerin her şeyden önce fuardan ne beklediğini bilmesi gerektiğini söylüyor. Stratejinin de buna göre belirlenmesi gerekiyor.
Fuar organizasyon şirketleri bazı tavsiyelerde bulunuyor. İlk etapta aşağıdaki soruların yanıtını arayın:
Fuarın düzenlendiği ülkenin doğru pazar olup olmadığı,
Fuarın düzenlendiği zamanın sergilenecek ürüne göre doğru olup olmadığını,
Sergilenecek ürün yelpazesinin fuara uygun olup olmadığı,
Fiyatlarının pazara uyup uymadığı,
Sergilenecek ürünlerin pazar standlarına ve tüketici zevklerine uygunluğu ve ölçüleri,
Pazarın talebinin karşılanıp karşılanamayacağı,
Pazarın sorunlarına karşı hazırlıklı olunup olunmadığı,
Eğer yurtdışında yapılan bir fuar ise söz konusu ülkenin Türkiye ile ticari ilişkilerinin ne boyutta olduğu,
Fuara katılmaktaki öncelikli amaç,
Söz konusu fuarın alternatifleri arasında en iyisi olup olmadığı,
Stand kirası ve rezervasyonu için son başvuru tarihi,
Fuarın ziyaretçi profili,
Fuarın daha önceki yıllarda katılımcı ve ziyaretçi istatistikleri,
Fuar planı, uygun ve avantajlı stand seçimi, dekorasyonu, teknik hizmetleri ve maliyeti,
Yerel personelin temini ve maliyeti,
Sağlanabilecek reklam imkanları,
Fuarı organize edecek olan firmaya çok dikkat etmek gerek. Firmanın fuarın yapılacağı ülkede deneyim sahibi olması, elemanların fuar konusunda yeterli bilgiye sahip olması ve fuar ve ülke konusunda gerekli danışmanlık hizmetini verip vermediğini bilmek katılımcı açısından avantalı olacaktır.
Fuar öncesinde dikkatli bir şekilde stand veya kiralanacak yer seçimi yapılması gerekmektedir. Organizatör firma ile imzalanan sözleşmede, sağlanacak imkanlar, nakliye ve gümrük konusundaki detaylı bilgiler, basılacak reklam veya el broşürü gibi tanıtım ürünleri, sergilenecek ürünlerin organizatöre zamanında teslimi, ziyaretçilere verilecek davetiyeler gibi ayrıntılı bilgilerin tümüne yer verilmelidir.
Sözleşmeye tüm maddeleri dahil etseniz bile fuara giderken katılımcıların yanlarında götürmeleri gereken şirket ile ilgili bir takım önemli eşyalar bulunmaktadır.
Sergilenecek ürün katalogları ve fiyat listesi, sipariş formları, antetli kağıt ve zarf, proforma fatura ve kaşe, fuara katılımla ilgili evraklar, sergi ürünlerinin nakliyesi ile ilgili belgeler ve faturalar, ziyaretçi kayıt formları not bilgileri, Gerekli dekorasyon malzemeleri gibi…
Hazırlanacak broşürlerin reklma ve tanıtım açısından son derece önemli bir etkisi vardır. Çünkü kalabalık bir saatte gelecek ziyaretçinin broşürünüzü alıp size daha sonra uğrayacağım demesi ve broşürü incelerken edineceği izlenim son derece önemlidir. İngilizce veya birden fazla yabancı dilde hazırlayacağı basılı tanıtım malzemelerinde firmanın adı, logosu, iletişim bilgileri eksiksiz bir şekilde yer almalıdır. Bununla beraber, teşhir edilecek ürünün özelliklerini anlatan broşürler yapılmalıdır.
Stand görevlisinin yapması gerekenler
• Firmanın ve sergilenen ürünler hakkında bilgi sahibi olmalı, iş görüşmelerini yürütebilmeli.
• Ziyaretçilerle kolay iletişim kurabilmeli ve pazar hakkındaki bilgileri ve ürüne olan tepkileri öğrenebilmek amacıyla konuşmayı pozitif yöne döndürmeli.
• Çeşitli slaytlar yardımıyla ürünleri ve firmayı tanıtıcı filmler göstererek ilgiyi standa çekebilmeli.
• Ürünlerle ilgilenen müşterilerin kaydedileceği görüşme formları hazırlanmalı müşterilerin kartvizitlerini alıp taleplerini not almalı.
• Fuar sona erdikten sonra önemli görüşmelerin sürdürülebilmesi için zaman ayırmalı.
• Gidilen ülke hakkında bilgi edinmeli davranışlarını ona göre düzenlemeli.
Fuar sonrası yapılması gerekenler
• Standı ziyaret eden firma temsilcilerine teşekkür yazıları yazarak firma ürünler hakkında daha kapsamlı bilgi verilmeli.
• Fuarda bulunmayan yönetici ve ilgili departman yöneticileri bilgilendirilmeli ve gelecekte yapılacak işlerin tespiti için sonuç raporu hazırlanmalı.
• Alınan siparişler ile ilgili miktar, fiyat, ödeme koşulları, teslimat gibi konular hakkında ayrıntılı bilgilere dikkat edilmesi gerekir.
