DinamIK > Eleman bulmak da çok zor

Eva ÇİTON

İşe uygun “eleman” adayı bulmak

Nedense eleman adaylar firmalarca çağırılmadıklarından yakınırlar, firmalar ise pozisyona uygun aday bulamamaktan!

Bir süredir kriz var ve ortamda çok işsiz olduğu söyleniyor. Peki nasıl oluyor da bunca işsiz varken ilanlara başvuran uygun aday sayısı düşük oluyor? 

Anladığımız kadarıyla adaylar, ilanlarda belirtilenler kendilerine uysa da uymasa da “Ben bir başvurayım, belki uygun bir pozisyon çıkar ve beni de mülakata çağırırlar” mantığıyla başvuru yapıyorlar. Bu durum bir veritabanı oluşması açısından iyi olabilir. Fakat iyilik bir dereceye kadar çünkü CV bankası dinamik bir yapı olduğu için güncelliğini çabuk yitiriyor. İlerleyen paragraflarda da bahsedeceğim seçme ve yerleştirme projesinde, kriterlere uygun olan bazı adaylara ulaşamadım. Bu adayların başvuruları yeni gibi gözükmesine ve CV’lerin gönderilme süresi bir yıldan biraz daha eski olmasına rağmen e-postaları da cep telefonları da artık aktif değildi. İhtiyacın acil olması sebebiyle, ciddi çabalar sarf ederek, bir kısım adaya ulaşmayı başardım ancak ne yazık ki bu çaba sadece irtibat bilgilerini güncellemeyle sonuçlandı. Zira kimi bir süredir çalışmaya başlamıştı, kimisi ise geçici bir süre için çalışmaktan vazgeçerek eğitimine devam kararı vermişti.

Eleman arayışı acil olsun olmasın, her projede, başvuru havuzundan, pozisyona uygun aday seçebilmek için yapılan her tarama en az 3-5 dakika alıyor. Geçen yazımda belirttiğim gibi, birden fazla pozisyon için yapılan taramanın üzerine bir de potansiyel adaylar ile telefonda yapılan ön görüşmeler için harcanan dakikaları ekleyin. Elde ettiğiniz sayıyı başvuru sayısı ile çarpın; toplamda saatleri, hatta günleri bulabiliyor.

Neden telefonla ön görüşme?

Firmanın ve adayın beklentilerinin örtüşüp örtüşmediğini tespit edebilmek için adaylarla telefonla bir ön görüşme yapmak iyidir. Bu yöntemi kullandığımız zaman hem aşağıda okuyacağınız durumları önceden bertaraf ederiz, hem de mülakat yaparken tarafların kaybedeceği enerji ve zamandan tasarruf etmiş oluruz. Özellikle kısıtlı durumları olan adayların görüşmeye gelebilmek için harcadığı para ve zamanı göz önüne alacak olursanız, bu gayet mantıklı bir seçenek olur.

1. Adayın, belirtilenden fazla deneyimli olması ve/ veya aday uygun deneyime sahip olsa bile beklediği ücretin, belirlenenden fazla olması

2. Adayın deneyimsiz olması

3. Adayların çalışmayı tercih ettikleri tarafın belirlenmesi. Örneğin; aşağıda bahsettiğim projede olduğu gibi adayların “mükellef tarafında” ya da “müşavirlik tarafında” çalışma tercihlerini sorguladım. Çünkü iki tarafta da pozisyon ismi aynı olmakla birlikte görev içerik ve sorumlulukları değişkenlik gösteriyordu.

4. Ulaşım konusu; özellikle işyerine ulaşmak için adayın birden çok vasıta kullanması ve uzun zaman harcaması gerektiği zaman aday gelmekten vazgeçebiliyor. Her ne kadar ilanda işyerini belirtsek ve hatta CV taramasında adayların ikamet yerlerine dikkat etsek bile, sonradan sürprizle karşılaşmamak için telefonla ön görüşmede işyerinin nerede olduğunu yeniden belirtiyoruz. Bazı deneyimli adayları, sırf oturdukları yer uzak diye elediğimiz oldu. Örneğin projemizde parlak bir adayımız ısrarla görüşmeye gelmek istedi. Fakat görüşmeye 30 dakika kala arayıp “çok fazla vasıta değiştirdiği” gerekçesiyle gelmekten vazgeçtiğini belirtti.

Bir seçme ve yerleştirme (recruitment)

projesinin kısa hikâyesi

Ağustos 2008’de bir mali müşavirlik ofisi için ‘muhasebe elemanı’ ihtiyacı ortaya çıktı. Pozisyon için bir ilan hazırlayıp çeşitli e-posta gruplarına ilettim. Cevaben başvurular gelmeye başladı ancak sayı çok değildi. Ya çok deneyimli, ya çok deneyimsiz ya da Van gibi uzak şehirlerden başvurular geldi. Adaylar CV gönderirken acaba ne düşünüyorlar?

Bir ara ihtiyaç askıya alındı ve yılbaşında yeniden gündeme geldi. Ben de eleman arayışı konusunda tekrar bir girişimde bulundum. Ofis sahibiyle pozisyon üzerinde yeniden konuştuk. Deneyimlerimiz ve konuştuklarımız çerçevesinde güncellediğim ilanı gruplara yeniden yönlendirdim. Hatta bu dönemde yeni katıldığım çevreleri ve üye olduğum veritabanlarını devreye soktum.

Projenin istatistiği

Proje boyunca; ilan atma, CV’leri toplama, tarama, telefonla ön görüşme yapma, bazı adaylardan güncel CV isteme ve son olarak uygun adayları mülakata çağırma döngüsünü iki kere tekrar ettim. Birinci döngüde finale kalan adaylar, gelen başvurular arasında en iyileriydi fakat pozisyon için çok uygun değillerdi. Nitekim adayların referanslarını kontrol ettiğimde bu durum teyit oldu.

Sürecin kısa bir istatistiğine göz atarsak ortaya çıkan rakamlar şöyledir;

• Ağustos’ta atmaya başladığımız ilana cevaben Ocak ortasına kadar iletilen CV sayısı ortalama 50 tane

• Serbest İK profesyonelleri olan arkadaşlarımdan Ocak – Şubat aylarında gelen paylaşım ortalama 100 tane

• CV’leri taramak için harcanan süre ortalama 3- 5 dakika. Duruma göre yeniden gözden geçirmek üzere geri döndüğüm veya son dakikada aramaktan vazgeçtiğim CV’ler oldu.

• Her iki döngüde de gelen başvuruların yarısına yakını çok deneyimliler, diğer büyük bir kısmı ise oldukça deneyimsizlerdi. Kalan bölümü bize uyuyordu.

• Her iki döngüde toplam uygun olabilecek CV sayısı toplam 40 tane

• Telefonla ön görüşmelerden uygun olanların notlarını ofis sahibiyle paylaşmak suretiyle bir eleme daha yapıldı. Ön görüşmelerde uygun olabilecek adaylardan işe başlamış ya da başlamak üzere olan 4- 5 kişi tespit edildi.

• Mülakata çağrılacak aday sayısı ilk döngüde “çok uygun olmayan” 10, ikinci döngüde ise “uygun olabilecek” sadece 1.

• Her aday için ortalama mülakat süresi 30- 50 dakika.

• Tüm mülakatlar sonucu birinci döngüde finale kalan “olanların arasında en iyi” 3, ikinci döngüde ise “uygun” 1 adayda karar kılındı

• Referanslardan biri tanıdığımız çıktı. Avantajlıyız.

• Uygun olan adayla ücret ve çalışma koşullarını konuşmak için ikinci bir görüşme yaptık

• Şubat başında işe başladı.

Projede yaşanan sıkıntılar

Bu tip projelerin zorlu kısmı başındadır. Danışman ve firma birlikte, pozisyonun gerektirdiği sorumluluk ve niteliklerini belirlerler. Fakat firmalar ya yoğunluktan pozisyonla ilgilenemezler ya da pozisyonu gerçekten yansıtan sorumluluk ve nitelikleri belirlemekte güçlük çekerler. Bazen de ihtiyacın varlığını sindirmeleri uzun sürdüğü için pozisyon bazen bir süreliğine askıya alınır. Bazen bir daha hiç açılmaz, ya da bir dönem sonra “bıçak kemiğe dayandığında” yeniden ortaya çıkar.

Aday tarafından yaşadığımız güçlükler ise genellikle başvuruların formatların özensiz ve içeriklerinde çalışma tarihlerinin, firma veya pozisyon isimlerinin ya da görev tariflerinden en az birinin eksik ya da hatalı olmasıdır. En çok sıkıntı çektiğim kısmı yanlış pozisyon ismi; örneğin projede bazı adaylar CV’ye pozisyon ismini “Muhasebe” diye yazmışlardı, halbuki görevleri “Ön muhasebe” idi. Bu durumda ön görüşmelerde ilk olarak bunu kontrol ettim. İlk sorudan sonra telefon görüşmesini bitirdiğim çok aday oldu.

Bir başka önemli sıkıntı ise yazının başında belirttiğim üzere, başvurular güncelliğini kaybettikleri için uygun olabilecek adayların irtibat bilgilerinin zaman aşımına uğramış olmasıydı.

Özetle iş arayanların, başvuru yapmadan önce pozisyonda neler istendiğine dikkat etmeleri ve CV’lerindeki format, içerik ve irtibat bilgilerini doğru yansıtmaya azami özen göstermeleri, uygun pozisyona girmeleri açısından önemlidir.