Doğru yürütülen ve yürütülmesine izin verilen bir İK departmanı, firma için önemli bir yardımcı pilot görevi görmektedir. Firmanın ana kaynağı insandır. Sermaye ve fikir işin kurulmasını sağlar ancak işi yürüten göreve uygun seçilmiş insandır. Doğru konulmuş hedefler ve belirlenen görev tanımları başarılı sonuçlar elde edilmesini sağlar.
Geçtiğimiz yazıda ‘eleman seçme ve yerleştirme’ projelerinde insan kaynakları uzmanlarının, adaylar açısından yaşadıkları sıkıntılara değinirken, firma tarafında karşılaştıkları sıkıntılara da az da olsa değinmiştim.
Hatırlatmak amacıyla; bir pozisyon ihtiyacı belirdiği zaman, firmaların pozisyonun gerektirdiği sorumluluk ve nitelikleri belirlemekte güçlük çekebildiğinden bahsetmiştim. Bu ay bu soruna yer vermek istiyorum.
Ne yazık ki dışarıdan ‘İnsan Kaynakları’ genelde sadece sıkıcı ve gereksiz gibi görünür, ancak doğru yürütülen ve yürütülmesine izin verilen bir İK departmanı, firma için önemli bir yardımcı pilot görevi görür. Çünkü firmanın ana kaynağı insandır. Sermaye ve fikir işin kurulmasını sağlar ancak işi yürüten insandır.
“Doğru iş ve doğru insan”
doğru yönetimden geçer
Kurulan firma, doğru kararlar verirse gelişir, genişler ve zenginleşir. Hangi konuda faaliyet gösterilmesi ve nereye, ne kadar harcama yapılması gerektiğine, kısaca her türlü konuya karar veren -ister firmanın sahibi, isterse firmadaki yöneticiler veya çalışanlar olsun- unsur, insandır. Bu durumda “doğru iş ve doğru insan, doğru yönetimden geçer” diyebiliriz. Eğer firma sahibi ya da yöneticiler ne istediklerini biliyorlarsa, o iş doğru insanlarla ve doğru şekilde yürür. Ne istediğini iyi bilen yöneticiler, işlerle ilgili doğru kararlar alabilir, doğru kişilerden ekip oluşturabilir, ekip üyelerine kendilerinden ne beklendiğini açıkça izah edebilirse başarılı sonuçlar almaya daha yatkın olur. Hatta bazı yöneticiler gerektiğinde çalışanlarına rehberlik, koçluk ve mentorluk ederek firmanın yoluna sağlıklı ve verimli bir şekilde devam etmesini sağlar.
Doğru görev tanımı ve doğru konulmuş hedefler – yani görevin doğru yürütülmesi halinde çıkması beklenen gerçekçi sonuçlar - iyi bir yönetimin başarısıdır. Bu iki unsur birleştiği zaman, etkin bir seçme ve yerleştirme, etkin bir performans değerlendirme ve takibinde, etkin bir kariyer planlama olarak sonuç verir.
Hedeflerini iyi bilen yöneticiler, çalışanlarından ne beklediklerini kafalarında çok iyi şekillendirirler. Böylece hangi göreve, ne nitelikte eleman istedikleri de çok açıktır. Vizyonu net firmalar veya yöneticiler ile çalışmak bu yüzden aynı zamanda çok keyif vericidir. Doğası gereği zaten zor olan eleman bulma işi onlar sayesinde bir nebze kolaylaşır; bu sayede zaman ve diğer kaynaklar daha etkin kullanılabilir.
Firmanın ihtiyacına göre aranan eleman ister vasıfsız, getir götür yapacak biri olsun, isterse çok deneyimli biri olsun, eleman talebinin net olması çok önemlidir; çünkü bunların ikisi de mekanizmanın çalışması için gerekli olan dişlilerdir. Dişlilerden herhangi biri mekanizmaya uyum sağlamıyorsa eninde sonunda dişliler ve dolayısıyla bu dişlilerin herhangi birinin yerleştirildiği mekanizma yıpranmaya başlar. Zamanında müdahale edilmez ise bir süre sonra ikisi de düzgün çalışamaz hale gelir.
Seçme ve yerleştirme yapılmadan önce, firmada hangi tip pozisyonlara, neden ihtiyaç duyulduğu sorgulanmalıdır. Nasıl ki finans bölümü, firmanın nakit akışını, kısa ve uzun dönemli borç ve alacaklarını iyi yönetmek durumundaysa, İK da insan kaynağını en iyi şekilde yönetmek durumundadır.
Bu sorgulamanın ardından ihtiyaç duyulan pozisyonların varsa görev tanımına bakılmalıdır, yoksa ilgili kişi veya kişilerle birlikte çalışılarak bu tanım oluşturulmalıdır.
Görev tanımlarında temel olarak neler yer almalıdır?
• Görevin getirdiği sorumluluk ve yükümlülükler
• Görev hacminin günlük, aylık ve yıllık olarak rakamlarla tespiti
• Hangi bölüme ve kişiye bağlı çalışacağı, raporlayacağı
• Görevin gerektirdiği eğitim, deneyim, nitelik ve yetkinliklerin neler olduğu
• Pozisyon için belirlenmiş maaş ve yan paketlerin ne olduğu
Teoride, insan kaynakları departmanı olan firmalarda, iş tanımları periyodik olarak güncellenir. Pratikte ise ne yazık ki sadece gerekli olduğu zamanlarda güncellenir. Gerekli olan durumlar ağırlıklı olarak; performans değerlendirme dönemlerinde, yeni bir eleman ihtiyacı ortaya çıktığında, yeniden yapılanma söz konusu olduğunda veya ücret değerlemeleri yapılacağı zamandır.
Görev tanımları teorik olduğu kadar pratikte de önem taşır. Çünkü bunlar aday arayışında önemli ve gerekli bir pusuladır. Olmaması ya da yetersiz olması hali, “karanlıkta el yordamıyla yol almaya” benzer. Bu yüzden firmanın elinde “hangi tip aday arandığına dair ipucu” olmaması halinde firma ciddi bir zaman kaybı ve sıkıntı yaşar.
Bu tip durumlar firmaya birkaç yönde kayıp oluşturur;
A. Gerekliliği sorgulanmadan pozisyon açılmasına karar verilmesi veya pozisyonun getireceği maliyetin, getireceği faydadan fazla olması halinde, pozisyon kârdan çok zarar getirir.
B. Diyelim ki pozisyon ihtiyacı sorgulandı ve gerekliliğine karar verildi. Yine eğer görev tanımı yoksa veya yetersiz ise aşağıdaki senaryolar söz konusu olabilir;
1. Ne nitelikte eleman istendiği belirsizse ister istemez “deneme ve yanılma” yöntemi uygulanır. Dolayısıyla bu esnada denk gelen doğru nitelikteki bazı adaylar boşuna yanlış yönlendirilmiş, vakit kaybetmiş ve boşa ümitlendirilmiş olur. Bu tip durumlarda danışman firma ya da insan kaynakları departmanı da boşa vakit ve çaba harcamış olur. Firma açısından, zaman ve maliyet kaybı olduğu kadar prestij kaybı da söz konusu olacaktır.
2. Seçme ve yerleştirme işi şu veya bu şekilde; salt yönetim talep ettiği için ve “proje tamamlanmış” densin diye tamamlanır, ama etkin iş çıkarılmamış; yani işe doğru eleman alınmamış olur. Kısa bir süre sonra firma ya da eleman, durumdan tatminsizlik duyması ve yeniden eleman arayışına başlamak an meselesidir. Bunun için yeniden harcanacak enerji ve pozisyonun doldurulamamasından dolayı oluşacak aksamalar, maliyet ve zaman kaybına neden olur.
3. Pozisyonların acil olduğu durumlarda ise doldurulamadığı süre boyunca görev ve dolayısıyla firma işleri aksayacak, bu aksama oluşmasın diye geçici olarak ilgili görevler bir ya da birden fazla çalışana dağıtılacak, bu da çalışanlarda isteksizlik, motivasyon ve dolayısıyla performans düşüklüğü yaratacaktır.
Tüm bu senaryolar hem müşteri tarafında hem de firma içinde ciddi bir prestij, enerji, zaman ve para kaybı yaratır. Genelde beklenen, pozisyonun seri ve kaliteli bir biçimde doldurulmasıdır. Pozisyon hızlı ve kaliteli bir biçimde doldurulursa, yukarıda bahsi geçen olası kayıplar, firma için kazanca dönüşebilir. Kaliteli eleman, görev için uygun niteliklere sahip, kendinden motive, istekli ve işini severek yapan çalışan anlamına gelir. Bu, firma açısından verimlilik, iyi performans ve kazanç demektir.
Özetle, görev tanımları, ağırlıklı olarak işe seçme ve yerleştirme, performans değerlendirme ve ücret değerlendirme projelerinde kullanılan önemli haritalardır. Sırf kalite çalışmaları çerçevesinde dikte edilmiş olduğu için değil, gerçek hayatta gereklilikleri açısından bulundurulmalarında ve güncellenmelerinde fayda vardır. Acil durumlar oluştuğunda, periyodik olarak güncellemenin faydası ortaya çıkacaktır.
Görev tanımı mevcut olmadığı ya da işletmenin çok küçük olması sebebiyle bulunmasının gerekli olmadığı zamanlarda ise, işletme sahibinin ya da yöneticisinin eleman talep ederken net olması, hızlı ve kaliteli eleman bulmak açısından oldukça önemlidir.
