Dünyada işletmelerin ortalama ömürlerinin 60-80 yıl arasında olduğu stratejik yönetim kitaplarında yer alır. En büyük nedeni ise, ailenin ikinci veya üçüncü kuşaklar için işletme yönetiminde nasıl yer alacağına dair bir planlarının olmamasıdır. 3,5 milyon civarındaki şirket sayısının yüzde 90’ın üzerindeki kısmının şahıs şirketi olduğu dikkate alındığında kurumsallaşma önem kazanmakta. Bu noktada işletmeler için geçerli olan genel konuların özeti ve kurumsallaşma yolunda yapılması gereken ana başlıkları ele aldık.
Dünyada işletmelerin ortalama ömürlerinin 60-80 yıl arasında olduğu stratejik yönetim kitaplarında yer alır. En büyük nedeni ise, ailenin ikinci veya üçüncü kuşaklar için işletme yönetiminde nasıl yer alacağına dair bir planlarının olmamasıdır. Ortalama bir işletmenin en çok batma riski taşıdığı dönem ise ilk 2-3 yıldır. Genelde bu süredeki batış hikâyeleri ise aynı sebebe dayanır, fizibilite ve nakit bütçesi yoksunluğu ile yola çıkış. Yani, yola çıkış sebebi olan girişim fikri süperdir ama pazar analizi, yatırım bütçesi, başa baş noktası ve işletmenin gelir-gider projeksiyonlarının nakit akışına konulmaması noktasındaki eksiklikler şirketi batma noktasına getirir. İkinci önemli başlıksa kurumsallaşmadır.
Bu aşamanın geçilmesi noktasında ise, bir sonraki süreç başlar. Sürdürülebilir büyüme. Bu noktada geçen yıllar içinde gerek danışmanlık, gerekse eğitimler noktasında ülkemizdeki birçok işletme sahibi, ortağı, yöneticisi ve çalışanı ile bir arada bulunma imkânım oldu. Yabancı kaynaklarda yönetim, strateji, liderlik gibi birçok başlıkta makalelerde, kitaplarda yer alan bilgiler ülkemizde kullanıldı ancak bu topraklara özgü konulara ve durumlara birebir denk gelmeyenleri zorla dikte etmeye çalışmanın da işletmelerimize bir faydası yok. Bu noktada, 3,5 milyon civarındaki şirket sayısının yüzde 90’ın üzerindeki kısmının şahıs şirketi olduğu dikkate alındığında kurumsallaşma daha da önem kazanmakta. Buradan hareketle baba oğul çalışan işletmelere de ‘Liderlik’ eğitimi vermenin bir anlamı bulunmamakta. İşletmelerin çoğunluğunun 1-10 kişi arasında işçi çalıştıran esnaf ve KOBİ’ler olduğu düşünülünce öncelik finansal okuryazarlık, kurumsallaşma olmalıdır.
İşte, birçok görüşme, eğitim, ziyaret sonrası bizim işletmelerimiz için geçerli olan genel konuların özeti ve kurumsallaşma yolunda yapılması gereken ana başlıklar ve bir patronun, ortakların, ikinci ve üçüncü nesillerin ‘aile konseyi’nde birbirlerine ve kendilerine sorması gereken temel 7 başlık şunlardır:
1
Stratejik hedef ve vizyon gereksinimi
10 sene sonra şirketinizi ve kendinizi nerede görüyorsunuz sorusunun cevabı çok kritiktir. Yönünü bilmeyen bir gemiye hiçbir pusula yardımcı olmaz. Dolayısı ile işletmenin finansal performansının işe yarayıp yaramadığı da sağlıklı yorumlanamaz. Hedeflerin ulaşılabilir, ölçümlenebilir gibi özellikler dikkate alınarak konulması önemlidir. Anne ve babaların çocukları ile aynı şekilde eğlenebileceği bir park inşa etmeliyiz diyen Walt Disney öyle bir vizyon koymuştur ki, her nesilde bu vizyon geçerlidir.
2
B planı oluşturma
Hedeflerin tutmaması, sistematik olmayan (öngörülemeyen) risklerin gerçekleşmesi halinde nasıl bir aksiyon alınacağı, rol ve sorumluluk dağılımı önemli bir nokta... Örneğin, hâkim ortakların sağlık sorunu yaşaması, doğal afet, vb. bir durumda nelerin yapılacağı mutlaka bilinmelidir. Birçok işletmede aile bireyleri arasında miras dâhil olmak üzere, nasıl bir süreç izleneceği halen belirsizdir. Büyükten küçüğe doğru bir hiyerarşik anlayış aile işletmelerinin en büyük yanılgılarından biri olmaktadır. Bu nedenle, acil durum planında herkesin rol ve sorumlulukları önceden kararlaştırılmış olmalıdır. Miras paylaşımı da bu kapsamda birlikte değerlendirilmelidir.
3
Ofis, ekipman kullanımı
Şirketlerde ofislerin ve mobilyaların yenilenmesi, bilgisayar ve ekipmanların alınması, sekreter kullanımı veya plazaya taşınmak tek başına kurumsallaşmanın göstergesi değildir. Gereksiz maliyetler tersine şirketin nakit akışlarını bozmaktadır. Kurumsallaşmanın en önemli göstergesi, ortakların, üst yönetimin geçici ve uzun süreli kalıcı şekilde işletmeye uğrayamaması durumunda dahi işlerin sanki oradalarmış gibi devam edebilmesidir. Ancak, bilgi teknolojilerinden, CRM ve tahsilat/bütçe programlarından faydalanmak, mobil cihazlar ile takvimi takip edebilmek, satışçıların merkezle entegre satış gücü otomasyon sistemi kullanması (tablet gibi) işletmenin verimliliğini arttırır. Verimlilik çoğu zaman maliyet ile karıştırılır, ortak kümeleri vardır ama aynı şey değildir. Aynı kaynakla daha fazla, marjinal fayda sağlamak verimliliğin özet ifadesidir.
4
Aile anayasası oluşturma
Birçok işletmede hâlâ baba, birinci kuşak ana karar vericidir. Konuştuğum birçok ikinci kuşak, babasına söz geçiremediğini, yeni teknolojileri kullandırmaya ikna edemediğini, yeni yatırımları anlatamadığını dile getirmektedir. Bu noktada, sonraki nesillerin nasıl görev alacağı, rolleri, işletmede hangi aşamalarda bulunacağı, görev teslimi sonrasında neleri yapabileceği, hissedarlık yapıları, kâr payı dağıtımları gibi birçok konuda hazırlık yapılması çok önemlidir. Keza, bir ‘aile konseyi’ oluşturulmasında fayda bulunmaktadır.
5
Profesyonellerden destek alma ve yetki devri
İnşaattan turizme, uydu sistemlerinden cafe işletmesine kadar tüm faaliyet alanlarının şirket kuruluş sözleşmelerinde yer aldığı günler geride kaldı. Dünyadaki değişimlere işletmeler de ayak uydurmak zorunda. Konulan stratejik hedef ve vizyon doğrultusunda, bunları gerçekleştirmek için her şeyi ortaklar, aile bireyleri yapmak zorunda değil. Dışarıdan bir göz içeride dengeyi kurabileceği gibi, know-how ve tecrübesi ile de katkı sağlayabilir. Ancak, işletmeyi kaybetme korkusu ile iç denetim süreçlerini oturtmamış işletmelerde yetki devri kaygısı yaşanabilmekte. Sözü geçmeyen bir profesyonelin gereksiz maliyeti kadar yanlış seçilen bir profesyonelin de maliyeti yüksek olabilmekte.
6
İşletmenin analizi ve dış kaynak kullanımı
Kurumsallaşma yolunda süreçlerin, organizasyonun, teknolojinin, insan kaynağı planlamasının gözden geçirilmesi de yukarıdaki başlıklar kadar kritiktir. Dış kaynak kullanımları, danışmanlık, işletme koçluğu, eğitimler de dışarıdaki profesyonellerden geçici destek almanın yöntemleridir ve çoğu zaman ileride karşılaşılabilecek risklerden daha az maliyet doğurmaktadır. İşletmenin etkinliği ve verimliliği derinlemesine analizlerin yapılması ile arttırılabilir.
7
Büyüme ve yatırımlar
En çok yapılan hatalar arasında, alınan birkaç sipariş sonrasında lüks tüketim ve araç alımı gibi kazanılan paranın, fonun yanlış kullanımı bulunmaktadır. Örneğin, araç parkuru veya otomobil yenilemek bunlardan biridir. Kısa vadeli kredi kullanımı ile uzun vadeli yatırımlara girmek de aynı kapıya çıkmaktadır. Ölçüsüz büyüme, hızlı büyüme, kontrolsüz büyüme en ölümcül hatalar arasında. Uzmanlık alanlarının dışında yapılan yatırımlarda doğru planlama ve kaynak kullanımı yapılmadığında da benzer olumsuz sonuçlar doğar.
