Yılın bu dönemlerinde özel ve kamu kuruluşlarında bir hareketlilik göze çarpar. En üst kademeden en alt kademeye kadar;
• Geçmiş yılın bir ‘muhasebesi’ yapılır;
• Geçen yıl neleri yapmayı planladık;
• Neleri yapabildik;
• Bu yıl ne yapacağız;
• Bunları hangi kadrolarla gerçekleştireceğiz;
• Ne kadar bir mali kaynağa ihtiyacımız olacak...
soruları sorulur ve cevap aranmaya veya en makul tahminler yapılmaya çalışılır. Sorular basit görünmesine rağmen her biri birer buz dağının tepesi gibi altlarında yoğun bir araştırma, analiz, sentez isteyen veri tabanına dayanır.
Bütçe benim için nostaljik bir olgudur.
1973 yılında Adana’da Bossa fabrikalarında Proje Müdürü olarak çalıştığım topluluk beni İzmit’te kurulacak Kordsa tesisi Kurucu Genel Müdürü olarak görevlendirmiş ve ailece İstanbul’a taşınmıştık.
Kısa bir sürede tesisin montajını ve test üretimlerini tamamlamış ve işletme aşamasına gelmiştik.
‘Montaj Bitim Partisi’nden sonra yönetici arkadaşlarımı topladım. Onları projeyi başarılı bir şekilde ve en önemlisi öngörülen zamandan evvel tamamladıkları için kutladıktan sonra ‘her anı yeni bir heyecan kaynağı olan; hedefin, montajı tahsis edilen para kaynağının sınırları içinde kalarak işi zamanında bitirme olan bir dönemi kapattığımızı; şimdi de müşterilerimizin ihtiyaçlarını kaliteli ve ekonomik olarak karşılama’ dönemine girdiğimizi anlattım. Bu toplantı sırasında mali ve idari işlerden sorumlu Genel Müdür Yardımcısı arkadaşım, “bu dönemde bütçe yapmamız lazım” dedi. Proje Müdürlüğüm sırasında pek çok projenin fizibilite raporlarını hazırlamış, teşvik belgesi müracaatları yapmıştım. Devlet bütçesini ve bütçe müzakerelerini duyardık ama o günlerde çalıştığım şirketin bugünkü anlamda bir bütçesi yoktu.
Genel Müdür Yardımcımı şirketimizin bütçesini hazırlamakla görevlendirdim. Bana onaylattığı ve ‘bütçe hazırlama süreci’ adını verdiği zaman ve aksiyon çizelgesine göre toplandık, tartıştık ve bütçemizi hazırladık. Bütçemizi şirketimizin ve aynı zamanda, holdingin de Yönetim Kurulu Başkanı Sakıp Sabancı Bey’e anlattım. Rahmetli ileri görüşlü ve vizyon sahibi bir iş adamıydı. “Çok güzel bir iş yapmışsınız, ellerinize sağlık. İnsanların gelecek ay ne olacağını düşünemediği bir ortamda gelecek yılsonu şirketimizin ne kazanacağını söyleyebiliyorsun, bunu kardeşlerime de anlat. Onların idaresindeki şirketler de bütçe yapsınlar. İhtiyaçları olursa senin arkadaşların da onlara yardım eder” demişti.
Bütçe uygulamaları ve kültürü bu şekilde başlatılmış oldu. Bu uygulamayı zaman içinde daha de geliştirdik. Bu yıl + 3 yıl (X+3) veya bu yıl + 5 (X+5) yıllık planlar yapmaya başlamıştık.
Tecrübelerim bana gösterdi ki bütçe dokümanını ortaya çıkarmak kadar bütçe hazırlama ve tartışma süreci de çok önemli. Yaptığınız şey şirketi ‘kağıt üzerinde’ veya güncelleştirilmiş bir tabirle, ‘bilgisayar ekranı üzerinde’ çalıştırıyorsunuz ve yıl sonunda kâr mı ettiniz zarar mı ettiniz önceden görebiliyorsunuz. Ortaya çıkan rakamlara göre de verileri revize edip en optimal neticeyi yaratmaya çalışıyorsunuz. Ortaya çıkardığınız bu ‘yol haritası’na göre beklentilerinizi fiili neticelerle karşılaştırıp ‘nerelerde niçin sapmalar olmuş’ sorularını irdeleyip kontrolünüz altındaki parametreleri düzeltmek için tedbirler alıyorsunuz.
Bir de bu süreci çalışma arkadaşlarınızla birlikte yürütüp uyguladığınız vakit şirket içinde hedef birliği ve takım ruhu güçleniyor, şeffaflık ve güven ortamı verimli çalışmayı pekiştiriyor.
Şirketler genellikle bütçeyi, ‘gelecek yılın mali planlaması’ olarak algılıyor ve proforma kâr zarar tablosu ve proforma bilanço, diğer bir deyişle ‘rakamlar’ öne çıkıp önem kazanıyor. Bana göre o rakamları oluşturan faaliyetlerin temelinde yatan kısa ve orta vadeli şirket hedefleri, stratejileri, kar’a geçmesi bütçe dönemini aşan yatırım kararları vs şirketin rotasını çizen önemli faaliyet başlıklarıdır. Bütçe hazırlıkları ve müzakerelerinde bu konulara da önem verilmedir. İş dünyasında sıklıkla duyulan ‘yapı stratejiyi takip eder’ (structure follows strategy) sloganı, bu hususu veciz bir şekilde ifade eder.
Bütçe kültürünü kendime de uygulama alışkanlığı edindim. Her yılbaşında öncelikle kesinleşmiş aktiviteleri, önemli faaliyetleri, yapmak istediklerimi, seyahatleri yıllık takvimime kaydediyorum. Faaliyetleri, zamanlamasına bağlı olarak, önceliklerine göre sıralıyorum. Tabii ki her faaliyetin az veya çok bir mali portresi var. Bunu da geliştirdiğim nakit yönetimi tablosuna dahil ediyorum.
Böylece her şey bitmiş olmuyor... Çünkü hayat dinamik... Tarihler değişiyor, toplantılar iptal ediliyor veya erteleniyor... Herhangi bir değişiklikte anında aktivite planımı ve nakit yönetim tablomu güncelleştiriyorum...
Bu konuda son bir cümle; aktivite takviminin yaz-sil ile karma karışık olmaması için kurşun kalem ve temiz bir silgi kullanıyorum!
Bu kısa yazı vesilesiyle hepinizin yeni yılını kutluyorum; sevdiklerinizle birlikte sağlık ve huzur içinde bol kazançlı bir yıl geçirmenizi diliyorum.
